Личный помощник руководителя

11 years 5 months

July 2013 — now

Личный помощник генерального директора

ООО "ТД АГРО-ЛАЙН" (Оптовая торговля), Москва/Санкт-Петербург

Все обязанности Руководителя Административного аппарата (руководство и контроль) - организация работы административного аппарата (секретари, АХОиД, курьеры, водители) - выстраивание эффективной работы, планирование, обучение, контроль, расстановка приоритетов:
1) В части документационного обеспечения управления и организации делопроизводства
2) В части обеспечения административно-распорядительной деятельности
3) В части организации архивного дела
• Взаимодействие с ключевыми клиентами компании;
• Взаимодействие с партнерами компании;
• Организация и ведение переговоров;
• Участие в тендерах;
• Оптимизация работы секретариата;
• Регламентация и обеспечение бизнес-процессов;
• Планирование рабочего дня руководителя;
• Организация системы документооборота, в том числе электронного документооборота;
• Создание и работа с базами данных;
• Организация взаимодействия с арендодателями и прочими контрагентами, обеспечивающими административно-хозяйственные нужды офиса;
• Оптимизация системы приема и распределения звонков;
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• Контроль обеспечения мобильной связью;
• Участие в формировании и контроль исполнения бюджета по затратам отдела и офисным расходам;
• Организация закупок для офиса, формирование заявок, оптимизация расходов;
• Содействие в организации деловых поездок, командировок сотрудников компании;
• Выполнение поручений руководителя и контроль исполнения его поручений;
• Подписание документов секретариата визирование проектов документов, подготовленных секретариатом;
• Организация исполнение приказов, распоряжений и указаний, относящихся к компетенции секретариата;
• Разработка и предоставление в установленном порядке предложений по вопросам планирования работы секретариата;
• Организация и контроль работы по организационному, техническому и информационному обеспечению деятельности руководства и его заместителей, в том числе по обеспечению регистрации, учета и прохождению в установленном порядке входящих, исходящих и внутренних документов;
• Организация и контроль работы по доведению до работников приказов и распоряжений и других распорядительных документов;
• Редактирование проектов приказов, распоряжений и других документов, исходящих от руководства;
• Организация и контроль работы по организационному и техническому обеспечению совещаний руководства, контроль выполнения поручений, согласно протоколам совещаний;
• Организация деловых и личных поездок руководителя, его партнеров и семьи (сложные маршруты, трансфер, ВИП/ЗОЛД, бронирование билетов, гостиниц, автомобилей, яхт, визовая поддержка, культурная программа, сложные маршруты, участие в бонусных программах, консьерж-сервис и т. д.);
• Выполнение личных поручений руководителя, его семьи. Доверенное лицо в различных инстанциях, банках, т. п. как в России, так и в других странах; страхование, кредиты, коммунальные и другие платежи; медицина; подбор домашнего персонала, образование (няни, репетиторы - преподаватели МГУ, летние лагеря); участие в покупке и дизайнерском оформлении недвижимости; покупка мебели и аксессуаров; различной техники; личный бюджет и расходы, покупки/подарки, организация различных мероприятий и торжеств и т. п.).
Оформление и ведение финансовых отчетов
• Поиск информации, перевод англоязычных сайтов, документов;
• Сопровождение руководителя на встречах, протокольных мероприятиях, в поездках;
• В подчинении секретари, курьер, домашний персонал, персональные водители..

Higher

2004 г.

ИГЛУ, Иркутск

Faculty Аглийского языка

Specialization Лингвист-переводчик